¿Cómo me las arreglo para agregar el conocimiento y prolongar el debate que surge de un gran evento?

Supongo que te ha pasado alguna vez: has salido de un acto lleno de energía, encantado por lo interesantes que eran los ponentes, energizado por la calidad de las presentaciones, empoderado por las maneras que se te ocurren de usar esa información, por lo seguro que estás de que te servirán los contactos… Pero llegas a la oficina, tu buzón está lleno de encargos y tu mesa, de marrones. Copias los tuits que fuiste escribiendo o etiquetas el cuaderno en que tomaste las notas dispuesto a llevártelo a casa el fin de semana. Dos años después, te lo vuelves a encontrar, lleno de polvo. Casi ni entiendes lo que escribiste y no eres capaz de recordar qué fue lo que te emocionó. Y lo tiras.

A mí me pasa al menos dos veces al año. Y me resulta frustrante. Pero, desde que me dedico a la Comunicación Corporativa y entre mis funciones está la organización de eventos, la frustración se ha triplicado. En todo manual de cómo organizar un buen evento, no faltan alusiones a la selección del lugar, la elaboración del programa, la correcta preparación de los ponentes, el adoctrinamiento previo a los moderadores, el cuidado de las presentaciones, la elaboración de los materiales de comunicación, las inscripciones, las azafatas, los invitados, el marketing, los patrocinadores… y un laarrrgoooo etcétera. No se puede descuidar nada porque cualquier detalle no previsto puede dar al traste con el evento. De ahí que algo tan aparentemente sencillo resulte tan complicado.

Los organizadores nos vamos contentos si la asistencia ha sido buena y los invitados nos dan una buena valoración en las encuestas. Ya en la oficina, colgamos las ponencias en el área privada de nuestra web, mandamos las claves a los asistentes y santas pascuas. Nos congratulamos si el evento ha sido un éxito, redactamos el informe y apuntamos las cosas a mejorar la próxima vez. El presupuesto se ha cumplido –incluso mejorado– y el jefe está contento. Los patrocinadores nos felicitan y nos dicen que contemos con ellos para el año que viene. Entonces, ¿por qué esta sensación de frustración?

Es muy sencillo: porque hemos sido capaces de reunir a una serie de personas expertas en sus campos que nos han aportado un conocimiento increíble en unas pocas horas. El debate ha sido rico y los espacios de networking se han quedado cortos. Y, sin embargo, ese conocimiento se queda ahí. Si acaso, preparamos una nota de prensa, un post para el blog, una tribuna de opinión… Damos fe de lo que allí ha ocurrido. Pero hay montones de ideas, pistas, hilos de los que sería posible tirar que se quedan ahí porque nadie tiene el tiempo o la energía para hacerlo. Si algún valiente se atreve, empieza un grupo de e-mail o de Linkedin, incluso una página en Facebook. Y un tercio de los asistentes se apunta encantado. La buena voluntad dura apenas una semana. Imposible.

¿No será entonces que lo que fallan son las herramientas? Si tuviésemos unos instrumentos más intuitivos, menos exigentes, ¿no nos resultaría más apetecible continuar la colaboración?

En estas estaba yo después de nuestro último gran evento, el primero en España dedicado exclusivamente a algo tan especializado como son las palas eólicas. Fue de esos actos en los que todo el mundo quedó realmente contento… menos yo, que no hago más que darle vueltas (más de las que a alguno de mis colegas les gustaría) a cómo construir sobre esos cimientos.

Como decía, en esas estaba, cuando recibí una invitación de la Fundación Rafael del Pino para asistir a un evento de lo más sugerente, sobre Inteligencia Colaborativa.

Lo primero que he de decir es que fue de esos eventos de los que hablaba al principio, de los que sales inspirado de verdad. Y lo segundo, que me tranquilizó sobremanera que haya muchas más personas preocupadas por esto de la agregación del conocimiento. Podría contaros muchas cosas de lo que allí se dijo, pero voy a quedarme con las conclusiones de un ponente, Amalio Rey, creador de eMotools: “El ejercicio de la inteligencia colectiva, los mecanismos, no están bien diseñados. Ahí es dónde hay que avanzar”.

En su intervención, que él mismo recoge en su web, explicó las oportunidades que se abren con la inteligencia colectiva, que van desde multiplicar la capacidad creativa a través de procesos de crowdstorming, a reducir el “sesgo del experto” en el análisis de los datos, implementar sistemas colectivos de gobernanza de bienes públicos o desplegar procesos de vigilancia distribuida que mejoren el acceso a los datos (y la transparencia) que necesitamos para resolver grandes desafíos de innovación social.

A juicio de Rey, los retos o dificultades de impulsar proyectos de inteligencia colaborativa son cuatro: mejorar los ratios de participación en cantidad y calidad, evitar el groupthink o pensamiento de grupo, atenuar las pérdidas de eficiencia derivadas de la escalabilidad, y mejorar los mecanismos de agregación.

Para lo que aquí nos ocupa, me quedo con este último. ¿No parece imposible que en la era digital la tecnología no haya aún dado soluciones a problemas fundamentales de la era del conocimiento? ¿Y que en la era de la globalización, cuando a diario nos queda claro que ni los líderes políticos ni empresariales ni sociales son capaces por sí solos de resolver los retos a los que se enfrenta la humanidad, no haya más avances en este campo?

No me cabe duda de que existen experiencias realmente interesantes que están promoviendo pasos significativos. Pero ninguna herramienta es a la vez lo suficientemente sencilla y sofisticada para dar respuesta a estos pequeños retos que algunos nos encontramos en el día a día y menos aún, para los de mayor dimensión. Confiemos en que los expertos avancen deprisa. De momento, mi solución de andar por casa para nuestro evento de palas eólicas es bastante clásica: crear un grupo de trabajo al que acudan en persona los expertos con el fin de seguir debatiendo y avanzando. Al fin y al cabo, la gran mayoría son inmigrantes digitales…